Jak ograniczyć odwołane jazdy i nieobecności kursantów w OSK?
Kursant, który nie przyjdzie na jazdę albo odwoła ją godzinę wcześniej, kosztuje szkołę więcej, niż się wydaje: instruktor i auto stoją, a termin, na który czekał ktoś inny, przepada. Do tego dochodzi czas biura na telefony i przestawianie grafiku. Tych sytuacji nie da się wyeliminować, ale da się je wyraźnie ograniczyć.
1. Jedna, jasna zasada odwołań
Najczęstszy problem to brak zasady albo zasada, którą zna tylko biuro. Ustal prosty próg - np. odwołanie do 24 godzin przed jazdą bez konsekwencji - i przekaż go przy zapisie, na piśmie. Ważne, żeby była stosowana tak samo przez każdego instruktora; wyjątki „po znajomości” szybko ją unieważniają.
- Odwołanie przed progiem: godzina wraca do puli kursanta.
- Późne odwołanie lub nieobecność: godzina przepada albo kursant płaci za nią - zgodnie z umową.
- Nieobecność odnotowana w systemie, a nie w pamięci instruktora.
2. Przypomnienie dzień przed
Duża część nieobecności to zwykłe zapomnienie. Automatyczne przypomnienie dzień przed jazdą - z godziną i miejscem spotkania - działa lepiej niż telefon z biura, bo nie wymaga niczyjego czasu i dociera zawsze.
3. Odwołanie jednym kliknięciem, nie telefonem
To brzmi paradoksalnie, ale łatwe odwołanie zmniejsza straty. Kursant, który musi zadzwonić, często odkłada to do ostatniej chwili albo w ogóle nie dzwoni. Jeśli może odwołać jazdę w aplikacji przed progiem, szkoła dowiaduje się wcześniej - i ma czas, żeby termin wykorzystać.
4. Zwolniony termin dla kogoś innego
Prawie zawsze jest kursant, który chętnie pojeździłby wcześniej. Gdy grafik jest widoczny dla kursantów, a rezerwacje odbywają się tylko w wolnych godzinach instruktora, zwolniony termin może od razu zająć ktoś inny - bez obdzwaniania listy.
5. Opłacone godziny przed jazdą
Kursant, który ma opłacony pakiet godzin, rzadziej traktuje jazdę jak luźne spotkanie. Połączenie rezerwacji z pulą opłaconych godzin porządkuje też rozliczenia: nie trzeba na koniec miesiąca liczyć, kto ile wyjeździł i ile zapłacił.
6. Gdy odwołuje szkoła - zastępstwo zamiast chaosu
Choroba instruktora to kilkanaście jazd do przełożenia. Zamiast obdzwaniać kursantów po kolei, warto mieć listę zagrożonych jazd i dla każdej szybko wybrać: inny instruktor, nowy termin albo odwołanie z informacją dla kursanta.
Jak to wygląda w Drivioo
W Drivioo kursant rezerwuje jazdy tylko w wolnych godzinach instruktora i w ramach opłaconych godzin, może odwołać jazdę do 24 godzin przed nią (godzina wraca do puli), a zwolniony termin mogą zająć inni kursanci. Gdy instruktor zachoruje, biuro widzi wszystkie jego jazdy w jednym miejscu i dla każdej wybiera zastępstwo, nowy termin albo odwołanie. Pokażemy Ci to na żywo - umów bezpłatną prezentację online.