Jak wybrać system do zarządzania szkołą jazdy - na co zwrócić uwagę

Zmiana systemu w szkole jazdy to zawsze ryzyko - biuro, instruktorzy i kursanci muszą się przyzwyczaić do nowego narzędzia, a w międzyczasie grafik musi działać bez przerwy. Poniżej lista rzeczy, które warto sprawdzić, zanim podpiszesz umowę z dostawcą.

1. Grafik i rezerwacje jazd

Podstawa to czytelny grafik instruktora, który widzi swój dzień z telefonu, oraz możliwość rezerwacji jazdy przez kursanta bez telefonowania do biura. Sprawdź, czy system pilnuje konfliktów w grafiku (dwie jazdy na raz, jazda poza dostępnością instruktora) i czy instruktor może samodzielnie oznaczyć odbytą jazdę.

2. Ewidencja godzin teorii i praktyki

Kurs kategorii B to ustawowe minimum 30 godzin zajęć teoretycznych i 30 godzin praktyki. Dobry system powinien sam liczyć, ile godzin kursant już odbył, ile mu zostało, i ostrzegać, gdy zbliża się do limitu - bez ręcznego liczenia w Excelu.

3. Płatności i faktury

• Czy system pozwala rozbić opłatę za kurs na raty i pilnuje, kto ile jeszcze musi dopłacić.
• Czy wystawia faktury VAT bez ręcznego przepisywania danych.
• Czy biuro widzi na jednym ekranie, kto zalega z płatnością.

4. Komunikacja z kursantami

Przypomnienia o jeździe (push, e-mail lub SMS) realnie zmniejszają liczbę nieodbytych jazd z powodu zapomnienia. Warto sprawdzić, czy kursant może sam zadać pytanie do biura z poziomu aplikacji, zamiast dzwonić w godzinach pracy.

5. Telefon i komputer, nie tylko jedno z nich

Instruktor i kursant najczęściej korzystają z telefonu, ale biuro szkoły potrzebuje pełnego panelu na komputerze - do rozliczeń, raportów i pracy z dużą liczbą kursantów naraz. System, który ma tylko aplikację mobilną albo tylko panel webowy, prędzej czy później okaże się niewystarczający dla jednej z tych grup.

6. RODO i bezpieczeństwo danych

Szkoła jazdy przetwarza dane osobowe kursantów, w tym często dane o stanie zdrowia z orzeczeń lekarskich. Dostawca systemu powinien podpisywać ze szkołą umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) i jasno opisywać, gdzie i jak długo dane są przechowywane. Więcej o tym piszemy w artykule RODO w szkole jazdy.

7. Migracja danych i wdrożenie

Zapytaj wprost, kto i jak przenosi bazę kursantów, instruktorów i grafik ze starego systemu lub arkusza. Dobre wdrożenie oznacza, że szkoła nie traci ani jednego dnia pracy w trakcie przejścia na nowe narzędzie.

Jak to wygląda w Drivioo

Drivioo łączy grafik jazd, ewidencję godzin, płatności i komunikację w jednej aplikacji mobilnej i panelu internetowym dla biura, a przy starcie pomagamy przenieść dane ze starego systemu. Możesz to sprawdzić na własnych danych w 30-dniowym okresie próbnym, bez podawania karty - zostaw kontakt.